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活動舉辦必知!確保活動成功的10項場地租借檢查清單

Updated: Mar 14


台北場地租借 JUR space 共享空間

在現代社會,人們對於儀式感的重視逐漸提升,這導致各種節慶活動的慶祝方式變得多種多樣,甚至連小規模的考試優異都能成為舉辦派對的契機。然而,許多人常常因為尋找適合的場地而感到困擾。我們分享10項關於租借場地時需要注意的重要事項,幫助你在未來舉辦活動時能更輕鬆上手喔!



1. 檔期確認 - 確認活動舉辦日期

在籌劃活動時,確定活動舉辦日期是至關重要的一步,這個過程有點像預訂餐廳位置,但很多人在尋找場地時卻經常忽略了這個關鍵因素。在你著手尋找場地之前,首要的任務就是明確確定活動的日期和時間。如果這一步被忽略,可能會面臨場地已被訂滿或者選擇過於狹窄的情況,這將導致不必要的困擾和麻煩。因此,在開始著手籌劃活動之前,切記確保活動的日期和時間已經敲定。就如同訂位餐廳一樣,事先確認好日期和時間,將有助於確保順利找到合適的場地,讓整個活動籌劃過程更加輕鬆愉快。



2. 人數確認 - 預估活動總人數

在籌劃活動時,除了確定活動時間外,另一個同樣重要的考量是參加人數。例如,若活動為會議,則需考慮到高階主管或其他重要與會者的出席;若是派對,則需評估預計會有多少朋友參加。明確瞭解預期參與人數對於選擇適合的場地至關重要!您一定不希望預定了一個漂亮的場地,但到了現場實際上卻無法容納所有人,對吧?

舉例來說,對於一般小型派對而言,因大家不會一直處於坐著的狀態,所以15-20坪的空間可能已足夠,然而若是舉辦講座,則可能需要更大的場地,以確保放置桌椅後仍有足夠的空間。因此,在挑選場地之前,務必考量活動類型及確定參加人數,這將有助於確保所選場地的適合性,並確保活動不受場地限制影響。



3. 場地價格 - 確認場租計費方式

在場地租用的計費方式方面,一般可以分成兩種類型 *按「小時」計費:根據實際使用的小時數來支付費用。

*按「時段」計費:固定時數計費,例如每3小時為一個計費單位,也有場地分成上午、下午、晚上的時段規劃。


大多數按「時段」計費的場地為了吸引客戶,通常會以每小時的價格作為計費方式的呈現。因此,在詢價時,確認場地的收費規則尤其重要,以避免低估活動預算!

假如是按「小時」計價的場地,往往會有最低時數的租用要求;而按「時段」計價的場地則會因時段不同而價格有所不同。此外,若活動需要延長租用時間,多數場地會給予該時段租用客戶優先租借權,但務必要多留意預留進出場所需的時間,以避免超時費用的發生,這將有助於避免預算超支的情況。

P.S.多數場地都會給予額外進撤場時間,切記一定要先確認清楚場地是否有提供額外的進撤場時間,避免造成提早抵達現場卻無處可待的困境唷!



4. 場地設備 - 確認場地可供使用之設備

大部分場地通常會提供基本的活動所需設備,像是投影設備、麥克風等等。在更專業的場地,甚至會配置專業人員提供支援。不過,不論提供何種設備,都絕對不能忽略測試的重要性。即便場地方面告知設備狀況良好,也務必親自進行測試,才能確保在活動進行中不會因為設備問題而受到影響。



5. 場地勘查 - 如果可以一定要場勘!

對於初次舉辦活動的人來說,也許會錯誤地認為場地勘查並不是那麼重要,認為遇到問題再解決即可。然而,這樣的觀念卻可能成為舉辦活動的致命傷。忽略場地勘查可能導致一系列問題,例如:活動空間不足、活動當天因交通不熟悉而導致活動延遲,或者缺乏對場地規範的了解,進而產生不必要的違規罰金。

透過場地勘查,你可以確保對活動場地及其周邊環境有充分的了解,從而能夠在活動進行中更好地應對各種情況。



6. 超時費 - 再次與場地方確認超時費用

在租借場地的過程中,最需要避免的就是超時。有時人們可能會錯誤地以為租借三小時的時間足夠充裕,但一旦超過預定的時間,某些場地可能會加收額外的費用。這種情況背後的原因相當簡單明瞭,超時租用會影響場地方的整理時間,進而影響到後續其他租借客人的權益。嚴重的話,還有可能會被該場地列入黑名單,導致未來難以再次租借該場地。

如果在活動進行中已預計會超過租借時間,一定要及早與場地方確認是否可以追加時間,避免造成不必要的困擾和後果唷!



7. 場地清潔費 - 在場地內用餐時是否會酌收額外清潔費用

在舉辦活動時,飲食常常是不可或缺的一部分,像是飲料、便當、小點心或外燴等。然而,若活動期間在場地內進行飲食,就必須注意場地是否會因此額外收取環境清潔或垃圾處理費用。一些場地可能在特定情況下無法協助處理垃圾,因此無論場地是否提供處理垃圾的服務,建議都要準備備用的垃圾袋,避免活動結束時無法將垃圾帶離場的窘境。

當然,也有一些場地提供供餐服務,若你需要使用這些供餐服務,務必在活動前與場地方事先確認,以免與場地方產生誤會喔!



8. 交通資訊 - 如何前往承租之場地

大部分的場地都會位於捷運站步行可到之距離,方便大家前往,然而有些時候,某些場地的交通或是停車並不是那麼方便。因此,在出發前務必確認前往場地的方式和交通狀況。另外,也要特別留意店名和分店名。有些場地可能有多個分店,若不注意可能會前往錯誤的地點,導致錯過活動,甚至是延誤活動的進行。



9. 場租申請 - 如何確保成功預定場地

不同場地方的租借流程都不盡相同,但基本上就是提供場地所需資訊及聯絡方式,待場地方記錄使用時間和預期人數等細節,接著完成付款手續便預定完成。

然而,無論租借場地的流程如何,您都必須牢記您所租用的時間和場地的聯絡方式。這尤其重要,因為某些場地可能是自助服務,現場未必有人協助您。

另外,付款方式在不同場地間也會有所不同,但大多數場地接受匯款,部分場地可能提供刷卡服務。不論您採用哪種付款方式,都必須按照場地方的指引進行,千萬不要以為填寫申請表就等同於預約成功唷,一定要再次跟場地方確認您的預定!同時也要留意是否收到了預約成功的電子郵件通知,這樣才能確保您的預約無誤,避免到了活動當天才發現自己根本沒有預定成功,導致無法使用該場地,進而造成大家的困擾!



10. 延期及退款 - 務必與場地方確認場租延期及退款機制

除非是臨時需要場地(會議、課程),舉辦活動通常需至少提前兩周來規劃及租用。大多數場地在活動取消時會採取詢問是否可以延期使用的方式,而非直接退款,這是因為場地方已經為你保留了時間,若臨時取消可能難以找到其他客戶來租用,這對場地方來說是一種損失。

因此,如果活動的確性還未確認,最好不要預先預約場地,以免取消或延期對雙方都造成不必要的損失唷!

通常如果提前兩周以上取消租借,多數場地都會全額退款,不過每家的政策略有差異,退款金額也會有所不同。以下是一個常見的退款周期示例:

  • 提前14天以上取消:退還100%場地費用

  • 14到4天前取消:可申請延期使用(僅限一次)

  • 活動當天至3天前取消:不予退費

因此,有一個原則很重要,那就是在尚未付款之前取消的影響是最小的。一旦預約並付款完成,取消就會變得較為麻煩喔!




以上10點場地租借注意事項提供給有場租需求的您

JUR space 共享空間祝您舉辦的活動圓滿順利且充滿精彩回憶!



Phone | (02)2874-5028



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