- Aug 30, 2023
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場地租借懶人包：活動舉辦必知！確保活動成功的10項場地租借檢查清單

Updated: Apr 27

在現代社會，人們對於儀式感的重視逐漸提升，這導致各種節慶活動的慶祝方式變得多種多樣，甚至連小規模的考試優異都能成為舉辦派對的契機。然而，許多人常常因為尋找適合的場地而感到困擾。我們分享10項關於租借場地時需要注意的重要事項，幫助你在未來舉辦活動時能更輕鬆上手喔！

1. 檔期確認 - 確認活動舉辦日期

在籌劃活動時，確定活動舉辦日期是至關重要的一步，這個過程有點像預訂餐廳位置，但很多人在尋找場地時卻經常忽略了這個關鍵因素。在你著手尋找場地之前，首要的任務就是明確確定活動的日期和時間。如果這一步被忽略，可能會面臨場地已被訂滿或者選擇過於狹窄的情況，這將導致不必要的困擾和麻煩。因此，在開始著手籌劃活動之前，切記確保活動的日期和時間已經敲定。就如同訂位餐廳一樣，事先確認好日期和時間，將有助於確保順利找到合適的場地，讓整個活動籌劃過程更加輕鬆愉快。

2. 人數確認 - 預估活動總人數

在籌劃活動時，除了確定活動時間外，另一個同樣重要的考量是參加人數。例如，若活動為會議，則需考慮到高階主管或其他重要與會者的出席；若是派對，則需評估預計會有多少朋友參加。明確瞭解預期參與人數對於選擇適合的場地至關重要！您一定不希望預定了一個漂亮的場地，但到了現場實際上卻無法容納所有人，對吧？

舉例來說，對於一般小型派對而言，因大家不會一直處於坐著的狀態，所以15-20坪的空間可能已足夠，然而若是舉辦講座，則可能需要更大的場地，以確保放置桌椅後仍有足夠的空間。因此，在挑選場地之前，務必考量活動類型及確定參加人數，這將有助於確保所選場地的適合性，並確保活動不受場地限制影響。

3. 場地價格 - 確認場租計費方式

在場地租用的計費方式方面，一般可以分成兩種類型＊按「小時」計費：根據實際使用的小時數來支付費用。

＊按「時段」計費：固定時數計費，例如每3小時為一個計費單位，也有場地分成上午、下午、晚上的時段規劃。

大多數按「時段」計費的場地為了吸引客戶，通常會以每小時的價格作為計費方式的呈現。因此，在詢價時，確認場地的收費規則尤其重要，以避免低估活動預算！

假如是按「小時」計價的場地，往往會有最低時數的租用要求；而按「時段」計價的場地則會因時段不同而價格有所不同。此外，若活動需要延長租用時間，多數場地會給予該時段租用客戶優先租借權，但務必要多留意預留進出場所需的時間，以避免超時費用的發生，這將有助於避免預算超支的情況。

P.S.多數場地都會給予額外進撤場時間，切記一定要先確認清楚場地是否有提供額外的進撤場時間，避免造成提早抵達現場卻無處可待的困境唷！

4. 場地設備 - 確認場地可供使用之設備

大部分場地通常會提供基本的活動所需設備，像是投影設備、麥克風等等。在更專業的場地，甚至會配置專業人員提供支援。不過，不論提供何種設備，都絕對不能忽略測試的重要性。即便場地方面告知設備狀況良好，也務必親自進行測試，才能確保在活動進行中不會因為設備問題而受到影響。

5. 場地勘查 - 如果可以一定要場勘！

對於初次舉辦活動的人來說，也許會錯誤地認為場地勘查並不是那麼重要，認為遇到問題再解決即可。然而，這樣的觀念卻可能成為舉辦活動的致命傷。忽略場地勘查可能導致一系列問題，例如：活動空間不足、活動當天因交通不熟悉而導致活動延遲，或者缺乏對場地規範的了解，進而產生不必要的違規罰金。

透過場地勘查，你可以確保對活動場地及其周邊環境有充分的了解，從而能夠在活動進行中更好地應對各種情況。

6. 超時費 - 再次與場地方確認超時費用

在租借場地的過程中，最需要避免的就是超時。有時人們可能會錯誤地以為租借三小時的時間足夠充裕，但一旦超過預定的時間，某些場地可能會加收額外的費用。這種情況背後的原因相當簡單明瞭，超時租用會影響場地方的整理時間，進而影響到後續其他租借客人的權益。嚴重的話，還有可能會被該場地列入黑名單，導致未來難以再次租借該場地。

如果在活動進行中已預計會超過租借時間，一定要及早與場地方確認是否可以追加時間，避免造成不必要的困擾和後果唷！

7. 場地清潔費 - 在場地內用餐時是否會酌收額外清潔費用

在舉辦活動時，飲食常常是不可或缺的一部分，像是飲料、便當、小點心或外燴等。然而，若活動期間在場地內進行飲食，就必須注意場地是否會因此額外收取環境清潔或垃圾處理費用。一些場地可能在特定情況下無法協助處理垃圾，因此無論場地是否提供處理垃圾的服務，建議都要準備備用的垃圾袋，避免活動結束時無法將垃圾帶離場的窘境。

當然，也有一些場地提供供餐服務，若你需要使用這些供餐服務，務必在活動前與場地方事先確認，以免與場地方產生誤會喔！

8. 交通資訊 - 如何前往承租之場地

大部分的場地都會位於捷運站步行可到之距離，方便大家前往，然而有些時候，某些場地的交通或是停車並不是那麼方便。因此，在出發前務必確認前往場地的方式和交通狀況。另外，也要特別留意店名和分店名。有些場地可能有多個分店，若不注意可能會前往錯誤的地點，導致錯過活動，甚至是延誤活動的進行。

9. 場租申請 - 如何確保成功預定場地

不同場地方的租借流程都不盡相同，但基本上就是提供場地所需資訊及聯絡方式，待場地方記錄使用時間和預期人數等細節，接著完成付款手續便預定完成。

然而，無論租借場地的流程如何，您都必須牢記您所租用的時間和場地的聯絡方式。這尤其重要，因為某些場地可能是自助服務，現場未必有人協助您。

另外，付款方式在不同場地間也會有所不同，但大多數場地接受匯款，部分場地可能提供刷卡服務。不論您採用哪種付款方式，都必須按照場地方的指引進行，千萬不要以為填寫申請表就等同於預約成功唷，一定要再次跟場地方確認您的預定！同時也要留意是否收到了預約成功的電子郵件通知，這樣才能確保您的預約無誤，避免到了活動當天才發現自己根本沒有預定成功，導致無法使用該場地，進而造成大家的困擾！